Betriebskostenabrechnung
Wann muss gezahlt werden?
Das altbekannte Thema zum Jahreswechsel: Die Betriebskostenabrechnung ist spätestens zum Ende des vergangenen Jahres 2024 für den Abrechnungszeitraum 2023 beim Mieter vorgelegt worden; jetzt geht es ans zahlen. Bedeutsame Kostensteigerungen insbesondere beim Energiebezug führen häufig zu Nachforderungen
Schon fast „vorprogrammiert“ stellt sich sowohl aus Sicht des Vermieters wie aus Sicht des Mieters die Frage, ob und wann gezahlt werden muss. Die Antwort ist in folgenden Schritten zu entwickeln:
Formell korrekte Abrechnung
Zunächst muss die Betriebskostenabrechnung formell einwandfrei sein. So darf die Abrechnung weiterhin maximal einen Zeitraum von zwölf Monaten umfassen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 1. Halbs. BGB). und muss spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB; § 20 Abs. 3 Satz 4 NMV 1970). Wie jede andere Rechnung auch, muss sie korrekt, eindeutig und nachvollziehbar sein. Um dies zu gewährleisten muss sie Angaben enthalten über
- die Wohnung, auf die sich die Abrechnung bezieht,
- die angesetzten Gesamtkosten, getrennt ausgewiesen für die einzelnen umgelegten Betriebskostenarten,
- den Umlagemaßstab für die einzelne Wohnung (Verteilungsschlüssel),
- eine nachvollziehbarer Berechnung der auf die einzelne Wohnung entfallenden Kosten, getrennt ausgewiesen für einzelne umgelegte Betriebskostenarten,
- erbrachte Vorauszahlungen, und schließlich
- den Rechnungssaldo.
Die Abrechnung selbst muss für den Mieter aus sich heraus verständlich sein (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB) und es ihm so ermöglichen, die Betriebskostenabrechnung durch Einsicht in die zugrunde liegenden Belege gedanklich und rechnerisch nachzuprüfen. Erfüllt die Abrechnung diese Mindestvorgaben nicht, so ist sie in formeller Hinsicht mangelhaft und unwirksam; eine Nachzahlungsforderung entsteht gar nicht erst (BGH, Urteil vom 28.11.2007 - VIII ZR 145/07, NJW 2008, 508 = NZM 2008, 121 = ZMR 2008, 196; BGH, Urteil vom 14.2.2007 – VIII ZR 1/06, NJW 2007, 1059 = NZM 2007, 244).
Heizkostenabrechnung
Wenden wir uns nun den Anforderungen zu, die an eine Heizkostenabrechnung zu stellen sind. Generelle Aussage dazu: Sie muss klar, übersichtlich und ohne weiteres aus sich heraus verständlich sein. Dazu sind folgende Angaben nötig:
- Abrechnungszeitraum,
- gesamte Brennstoffkosten,
- sonstige Kosten (nach § 7 Abs. 2 HeizkostenV),
- Umlageschlüssel,
- beheizte Fläche der abgerechneten Einheit (Wohnung oder Gewerbeeinheit)
- der in dieser Einheit gemessene Verbrauch,
- die geleisteten Vorauszahlungen und
- die daraus folgende fällige Rückzahlung oder Nachzahlung.
Produziert die Anlage neben Heizwärme auch Warmwasser, so muss die Rechnung in Heizkosten und Warmwasserkosten aufteilen (§ 9 HeizkostenV).
Das Gesetz zur Aufteilung der Kohlendioxidkosten (Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz - CO₂-KostAufG vom 05.12.2021 (BGBl. I/2022, S. 2154), in Kraft getreten am 01.01.2023, zieht Vermieter seit dem 1.1.2ß23 zur Übernahme von Kostenanteilen bei der CO₂-Abgabe heran (vgl. die Überblicke von: Kiehn, Mietrechtliche Auswirkungen des Gesetzes zur Aufteilung der Kohlendioxidkosten, MietRB 2023, Seite 50 ff; Fritsch, Das Kohlendioxidkosten-Aufteilungsgesetz, ZMR 2023, S. 89 ff). Notwendige Bestandteile der Heizkostenabrechnung (§ 7 Abs. 3 CO₂-KostenAufG) sind ab dann zusätzlich:
- Kohlendioxidausstoß des Gebäudes,
- Gesamtwohnfläche,
- den sich daraus ergebenden spezifischen Kohlendioxidausstoß, und
- der Ausweis der maßgeblichen Stufe des Stufenmodells mit dem zugeordneten Aufteilungsverhältnis für die Kohlendioxidkosten zwischen Vermieter und Mieter.
Der auf den Vermieter entfallende CO₂-Kostenanteil bei Wohngebäuden (zur Aufteilung bei „Nicht-Wohngebäuden“ = Gebäude, die nicht überwiegend zum Wohnen dienen: § 8 CO₂KostAufG; zu gemischt genutzten Gebäuden vergleiche ergänzend § 106 GEG) ist bereits in der Heizkostenabrechnung selbst zu berücksichtigen (BT-Drucks. 20/3172, 36). Schon in die Heizkostenabrechnung sind deshalb einzustellen
- der auf den Mieter entfallende Anteil an den Kohlendioxidkosten,
- die Einstufung des Gebäudes oder der Wohnung im Sinne von § 5 Abs. 1 Satz 1 oder 2 CO₂KostAufG, und
- die Grundlagen zur Berechnung der CO₂-Kostenaufteilung.
Geschieht dies nicht oder berechnet der Vermieter den Anteil des Mieters an den Kohlendioxidkosten nicht, trifft ihn ein 3%tiges Kürzungsrecht am Heizkostenanteil des Mieters (§ 7 Abs. 4 CO₂-KostenAufG).
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Heizkostenabrechnung unbedingt beifügen
Die Heizkosten müssen durch die ebenfalls beigefügte Heizkostenabrechnung belegt werden, wenn sowohl über die kalten Betriebskosten als auch über die Heiz- und Warmwasserkosten abgerechnet wird. Ist die Heizkostenabrechnung nicht beigefügt, ist die Betriebskostenabrechnung nicht formell ordnungsgemäß.
Denn der bloße Hinweis auf die Rechnungsnummer der Heiz- und Warmwasserkosten genügt in der allgemeinen Abrechnung nicht. Die Heizkostenabrechnung selbst muss inhaltlich transparent sein und nachvollzogen werden können (LG Nürnberg-Fürth, Urteil vom 25.10.2016 - 7 S 1846/16, BeckRS 2016, 109343; AG Dortmund, Urteil vom 6. 2. 2004 - 107 C 8704/03, NZM 2004, 220). Schon deshalb wird ein insgesamt unter Beachtung der angesetzten Heizkosten ermittelter Nachzahlungssaldo nicht fällig. Vor allem aber: Ist die Heizkostenabrechnung nicht beigefügt, geht sie dem Mieter auch nicht in dem gesetzlich geforderten Zeitraum - pünktlich - zu. Folge: Eine Zahlungspflicht im Hinblick auf die Heizkosten entsteht gar nicht erst.
Pünktlicher Zugang bei Mieter
Ist die Betriebskostenabrechnung danach insgesamt formell korrekt erstellt, so muss sie dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Wird diese Abrechnungsfrist nicht beachtet, verfallen errechnete Nachzahlungssalden. Der Mieter muss nicht mehr zahlen, es sei denn, der Vermieter kann erfolgreich vortragen, dass er die Verspätung weder selbst verschuldet noch ein Verhalten dritter Personen zu verantworten hat (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB).
Fälligkeit des Abrechnungssaldos
Geforderten Nachzahlungen aus einer Betriebskostenabrechnung werden sofort nach pünktlichen Zugang der formell ordnungsgemäß erstellten Abrechnung fällig (AG Hamburg-Bergedorf, Urteil vom 4.12.2012 - 409 C 174/12, BeckRS 2013, 526; AG Saarbrücken, Beschluss vom 20.6.2016 - 121 C 21716 (13), BeckRS 2016,121749). Anders als bei einem gestellten Mieterhöhungsverlangen wird dem Mieter keine Überlegungsfrist eingeräumt, durch die die Fälligkeit der Nachforderung gehemmt werden würde (ausdrücklich: Bister, in Over / Gies, Beck‘sches Formularbuch Mietrecht, 7. Aufl. 2024, Formular. C. X. 1 „Betriebskosten nach Quadratmetern im Freien Wohnungsbau“. Anm. 2, 4. Absatz).
Ausnahme 1: Unverständliche (intransparente) Abrechnungen
Zeigen sich (nur) inhaltliche Fehler, so muss der Mieter trotzdem zunächst einmal zahlen (BGH, Urteil vom 28.11.2007 - VIII ZR 145/07, NZM 2008, S. 121). Er ist dann darauf verwiesen, dass er sich im Nachhinein innerhalb des Einwendungsverfahrens vom Vermieter eventuell zu Unrecht geleistete Beträge zurückholt. Abrechnungen, die aber bereits aus sich heraus nicht nachvollziehbar und die insbesondere formell fehlerhaft sind, werden gar nicht erst fällig. Errechnete Nachzahlungssalden muss der Mieter dann auch nicht ausgleichen (§ 556 Abs. 3 BGB; dazu: BGH, Urteil vom 11.5.2016 – VIII ZR 209/15, DWW 2016, S. 213; BGH, Urteil vom 8.12.2010 - VIII ZR 27/10, NZM 2011, S. 401).
Ausnahme 2: Belegeinsichtsrecht
Dem Mieter steht ein Belegeinsichtsrecht zu (§ 259 Abs. 1 BGB; ausdrücklich: BGH, Urteil vom 9.12.2020 - VIII ZR 118/19, DWW 2021, 14). Sofern er die Belege, die der Abrechnung zugrunde liegen, noch nicht einsehen konnte, hat er ein Zurückbehaltungsrecht in Bezug auf die erhobene Nachforderung (§ 242, 273 BGB) so lange, bis er die Unterlagen hat einsehen können (BGH, Urteil vom 07.02. 2018 – VIII ZR 189/17, juris – Rn. 21-22; BGH, Urteil vom 10.4.2019 - VIII ZR 250/17, juris; BGH, Urteil vom 9.12.2020 - VIII ZR 118/19, DWW 2021, 14; AG Leipzig, Urteil vom 14. April 2020 – 168 C 7340/19, juris – Rn. 13). Er muss nicht zahlen, solange sein Zurückbehaltungsrecht besteht.
Im Rahmen der Belegeinsicht muss dem Mieter ausreichend Zeit gegeben werden; Sonst gilt die Belegeinsicht als verweigert. 2,5 Stunden wurden zur Belegeinsicht und Prüfung als nicht ausreichend erachtet (AG München, Urteil vom 7. Juli 2006 – 453 C 26483/05, juris).
Muss gezahlt werden, obwohl die Einwendungsfrist noch läuft?
Gesetzlich ist es dem Mieter vorbehalten, innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung Einwendungen zur formellen Ordnungsmäßigkeit oder auch zur inhaltlichen Richtigkeit der Abrechnung zu erheben (§ 556 Abs. 5 und 6 BGB). Ein Zurückbehaltungsrecht an der Nachforderung ist damit aber nicht verknüpft. Die Fälligkeit der Forderung bleibt unberührt (Wetekamp in Over / Gies, Beck‘sches Formularbuch Mietrecht, 7. Aufl. 2024, Formular. A. III. 5. „Vereinbarung“. Anm. 12, 1. Absatz). D. h.: der Mieter muss zunächst zahlen und sich dann über die (erfolgreich geführten) Einwendungen zu viel gezahltes Geld wiederholen.
Muss gezahlt werden, obwohl die Abrechnung fehlerhaft ist?
Abrechnung über kalte Betriebskosten
Wird das Recht auf Belegeinsicht nicht geltend gemacht, ist es bereits bedient und werden Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung nicht erhoben, müssen nur inhaltlich falsche Abrechnungen (materielle Fehler) bis zu einem in der Abrechnung festgelegten Zahlungsziel, ansonsten binnen 30 Tagen ausgeglichen werden (§ 286 Abs. 3 BGB; BGH, Urteil vom 28.11.2007 - VIII ZR 145/07, NJW 2008, 508 = NZM 2008, 121 = ZMR 2008, 196); formell falsche Abrechnungen, die den gesetzlichen Mindestanforderungen schon nicht entsprechen, müssen nicht bedient werden. Hier muss der Vermieter im Gegenteil eine neue Abrechnung erstellen, die den gesetzlichen Anforderungen genügt.
Lastet ein formeller Mangel nur auf einzelnen Betriebskostenarten und lassen sich andere „nicht infizierte“ Positionen unschwer herausrechnen, bleibt die Abrechnung insoweit formell wirksam (Teilbarkeitslehre; BGH, Urteil vom 14.2.2007 – VIII ZR 1/06, NJW 2007, 1059 = NZM 2007, 244; dazu Streyl, NZM 2007, 324). Es kann sich ein Nebeneinander von wirksam und unwirksam abgerechneten Positionen ergeben. Ergibt sich bereits aus den ordnungsgemäß abgerechneten Positionen ein Nachzahlungssaldo, bleibt er als Nachzahlungsforderung erhalten. Anders gesagt: Bei materiellen Mängeln – inhaltlichen Fehlern also – einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung bleibt die daraus folgende Nachzahlungsforderung fällig.
Muss der Mieter zahlen, so ist er auf die nach 30 Tagen eintretenden Verzugsfolgen besonders hinzuweisen, wenn er Verbraucher ist (§ 286 Abs. 3 Satz 1 BGB, 2. Halbsatz). Das ist bei privaten Wohnungsmietern so durchweg anzunehmen, nicht bei gewerblichen Mietern. Ein entsprechender Hinweis in der Betriebskostenabrechnung mit datenmäßigem Zahlungsziel sollte also nicht fehlen. Der Nachzahlungsanspruch des Vermieters verjährt nach 3 Jahren
Heizkostenabrechnung
Besonderheiten gelten auch hier bei der Heizkostenabrechnung. Zeigt sie behebbare inhaltliche Schwächen und Fehler, muss der Mieter nicht zahlen. Gemeint sind zum Beispiel Rechen- oder Schreibfehler, die Einstellung nicht umlegbarer, nicht belegter oder nicht in der Abrechnungsperiode angefallener Kosten. Dies führt dazu, dass eine ausgewiesene Nachforderung im Ganzen unbegründet ist. Die Abrechnung muss dann neu erstellt werden (so: Lammel, in Schmidt-Futterer, Kommentar zum Mietrecht, 14. Aufl. 2019, § 6 HeizkostenV Rn. 33 mit weiteren Nachweisen zur Rechtsprechung).
Sind die Fehler nicht behebbar und kann der Vermieter entweder im Ersatzverfahren nach § 9a Abs. 1 HeizkostenV schätzen oder nach der Wohnfläche abrechnen, muss der Mieter zahlen, darf aber um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 Heizkosten V). Hier handelt es sich um die Fälle fehlerhafter oder fehlender Ausstattung mit Erfassungsgeräten, fehlerhafter Ablesung und Vernichtung der alten Meßampullen (dazu: Lammel, a. a. O).
Für die Zahlungspflicht des Mieters bleibt es ohne Bedeutung, ob die der Abrechnung zugrunde gelegten Verbrauchswerte auf abgelesenen Messwerten oder auf einer Schätzung beruhen und ob eine angesetzte Schätzung mit § 9a HeizkostenV konform vorgenommen wurde. Die Art der Schätzung muss deshalb nicht erläutert werden; Unterlagen, aus denen der Mieter die Schätzung nachvollziehen kann, müssen auch nicht beigefügt werden (BGH, Urteil vom 24.8.2016 - VIII ZR 261/15, WuM 2016, 658; BGH, Urteil vom 12.11.2014 - VIII ZR 112/14, NJW 2015, 406). Allerdings stehen dem Mieter diesbezüglich Auskunftsrechte zu. Zweifelt der Mieter die korrekte Verwendung einer Schätzgrundlage an und bestreitet er so die angesetzten Werte, muss der Vermieter dazu detailliert vortragen (BGH, Urteil vom 20. Februar 2008 - VIII ZR 27/07, LG Berlin, Urteil vom 11.6.2007 - 67 S 472/06; weitergehend: LG Berlin, Urteil vom 13.6.2008 - 63 S 309/07, GE 2008, 995 - Abrechnung selbst soll mangels erläuterter Schätzgrundlagen unwirksam sein).
Bei Mieterwechseln während eines Abrechnungszeitraums ist § 9b Abs. 1 - 3 HeizkostenV zu beachten, soweit Regelungen im Mietvertrag dazu nicht enthalten sind. Vorrangig gilt der Vertrag. Im Falle des Mieterwechsels ist nach der genannten Vorschrift eine Zwischenablesung vorzunehmen, die von einer Zwischenabrechnung zu unterscheiden ist. Auch sie muss erfolgen. Dafür anfallende Gebühren eines Abrechnungsunternehmens (Nutzerwechselgebühr) können nicht als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden.
Nach einer früheren Auffassung sollte dagegen eine anderweitige vertragliche Vereinbarung innerhalb der Wohnungsmiete außerhalb einer Betriebskostenumlagevereinbarung auch als Formularklausel, die den Mieter die Nutzerwechselgebühren aufgibt, zulässig sein (BGH, Urteil vom 14.11.2007 - VIII ZR 19/7, NJW 2008, 575; AG Wetzlar, Urteil vom 6. 20.2.2003 - 39 C 2295/01 (39), WuM 2003, 456; Ausnahme bei preisgebundenem Wohnraum, da diese Verwaltungskosten hier in der Verwaltungskostenpauschale der Wirtschaftlichkeitsberechnung schon enthalten sind (AG Kirchhain, Urteil vom 31.8.2009 - 7 C 110/9, WuM 2009, 586).
Die heute herrschende gegenteilige Ansicht stellt mit Recht darauf ab, dass es sich einerseits um nicht umlegbare Verwaltungskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV) und andererseits um nicht periodisch wiederkehrende Kosten, die auch deshalb nicht als Betriebskosten behandelt werden können, handelt (BGH, Urteil vom 14.11.2007 - VIII ZR 19/07, NJW 2008, 575; AG Kassel, Urteil vom 08. Mai 2018 - 453 C 539/18, juris; AG Saarbrücken, Urteil vom 7.10.2016 - 36 C 348/16-(12), juris; AG Rheine, Urteil vom 4.2.2009 - 14 C 445/08, Rn. 5. Entscheidungsgründe nach juris; AG Münster, Urteil vom 12. September 2019 – 6 C 1738/19 –, juris; LG Leipzig, Urteil vom 05. September 2019 – 08 O 1620/18 –, juris; AG Kassel, Urteil vom 08. Mai 2018 – 453 C 539/18 –, juris; AG Neukölln, Urteil vom 13.3.2008 - 19 C 499/07, juris).
Im Gewerberaummietverhältnissen kann mangels Eingreifens der Betriebskostenumlageverordnung, die nur für Wohnraum gilt, eine Nutzerwechselgebühr vertraglich auch als Formularklausel vereinbart werden. Mangels ihrer Eigenschaft als regelmäßig wiederkehrende periodische Kostenposition ist aber auch hier eine Umlage über die Betriebskosten nicht möglich (AG Charlottenburg, Urteil vom 15. August 2013 – 211 C 584/12 –, juris).
Rechtsanwalt Dr. Hans Reinold Horst, Hannover / Solingen